Documentos necesarios para tramitar una herencia en España: checklist completo

Perder a un ser querido es uno de los momentos más difíciles de la vida. Además del duelo, a menudo nos enfrentamos a la tarea de gestionar su herencia. Saber qué documentos necesitas y en qué orden puede aliviar parte de la incertidumbre. En esta guía te explicamos todo lo que necesitas para tramitar una herencia en España, paso a paso y con un tono claro.

¿Qué implica tramitar una herencia en España?

La herencia es el proceso legal por el que los bienes, derechos y obligaciones de una persona fallecida pasan a sus herederos. En España, este proceso puede durar varios meses e implica obtener documentos oficiales, inventariar los bienes, liquidar impuestos y, finalmente, adjudicar los bienes a cada heredero.

Documentos necesarios ANTES de empezar el trámite

Antes de acudir al notario o al abogado, necesitarás reunir estos documentos básicos:

1. Certificado de defunción

Es el primer documento que debes solicitar. Lo emite el Registro Civil y acredita el fallecimiento. Puedes pedirlo en el Registro Civil del lugar del fallecimiento o del último domicilio del fallecido. Suele expedirse en unas 24 horas.

2. Certificado de últimas voluntades

Este certificado indica si el fallecido hizo testamento y, en caso afirmativo, ante qué notario. Se solicita en el Ministerio de Justicia (online o presencialmente) y tarda aproximadamente 15 días hábiles en llegar.

3. Copia del testamento (si existe)

Una vez que sepas ante qué notario se otorgó el testamento, debes solicitar una copia autorizada. Solo pueden solicitarla los herederos que figuren en el certificado de últimas voluntades.

4. Libro de familia

Sirve para acreditar el parentesco con el fallecido si eres cónyuge, hijo o padre. En algunos casos también se necesitan certificados de nacimiento o matrimonio.

Documentos para el inventario de bienes

Una vez que tengas claro quiénes son los herederos, hay que hacer un inventario de lo que dejó el fallecido:

• Inmuebles: escrituras de propiedad, escrituras de compraventa, notas simples del Registro de la Propiedad.
• Cuentas bancarias: certificados de saldos de cada banco donde tenía cuentas, depósitos o fondos.
• Vehículos: permiso de circulación y documentación del vehículo.
• Deudas: recibos de préstamos, hipotecas, facturas pendientes.
• Seguros de vida: pólizas y documentación.
• Participaciones sociales o acciones: certificados de la empresa o sociedad.

Documentos fiscales: impuestos que hay que pagar

Impuesto de sucesiones

Es el impuesto que grava la herencia. Se liquida en la comunidad autónoma donde vivía el fallecido (o donde tenía la mayoría de sus bienes). El plazo para presentarlo es de 6 meses desde el fallecimiento, ampliable otros 6 meses si se solicita.

Plusvalía municipal

Si la herencia incluye suelo urbano (terrenos, inmuebles), el ayuntamiento puede exigir el impuesto de plusvalía municipal. El plazo suele ser de 30 días desde el fallecimiento o desde la notificación del ayuntamiento.

¿Hay testamento o no? Dos caminos distintos

Cuando SÍ hay testamento

El proceso es más ágil. El testador ya designó herederos y repartió sus bienes. Los herederos deben acudir al notario para formalizar la adjudicación de herencia o la partición. El notario redacta la escritura y cada heredero firma aceptando su parte.

Cuando NO hay testamento (ab intestato)

Si el fallecido no dejó testamento, la ley determina quiénes heredan según el orden de parentesco: primero hijos, luego padres, cónyuge, hermanos, etc. Para acreditar estos herederos y sus derechos, hace falta una declaración de herederos ante notario, que requiere más documentos y tiempo (puede tardar varios meses).

Timeline: qué hacer y cuándo

Primeros 15 días

• Solicitar el certificado de defunción.
• Solicitar el certificado de últimas voluntades.
• Revisar papeles personales del fallecido (bancos, seguros, propiedades).

Primeros 30 días

• Recoger el certificado de últimas voluntades.
• Obtener la copia del testamento (si existe).
• Comunicar el fallecimiento a bancos, compañías de seguros y administradores de fincas.
• Si hay plusvalía municipal, informarse del plazo en el ayuntamiento.

Antes de los 6 meses

• Presentar el impuesto de sucesiones.
• Si no hay testamento, iniciar la declaración de herederos.

Después de liquidar impuestos

• Acudir al notario para la adjudicación o partición de herencia.
• Inscribir los bienes inmuebles en el Registro de la Propiedad a nombre de los herederos.
• Actualizar cuentas bancarias y titularidades.

Cuándo necesitas un abogado

Un abogado especializado en herencias suele ser aconsejable cuando:

• Hay desacuerdos entre herederos.
• La herencia incluye bienes en el extranjero.
• No hay testamento y la familia es numerosa o compleja.
• Existen deudas que superan los bienes.
• Hay dudas sobre la validez del testamento.

Puedes buscar abogados especializados en herencias en Keatia para recibir asesoramiento personalizado.

Errores frecuentes que debes evitar

• No respetar los plazos del impuesto de sucesiones: las penalizaciones por retraso son elevadas.
• No inventariar bienes ocultos: dejar fuera cuentas o propiedades puede generar problemas fiscales.
• Repartir antes de liquidar impuestos: la adjudicación formal debe hacerse después de pagar impuestos.
• No guardar facturas y justificantes: son necesarios para desgravaciones y gastos deducibles.

Checklist completo: documentos para tramitar una herencia

Usa esta lista para no olvidar nada:

Documentos iniciales

☐ Certificado de defunción

☐ Certificado de últimas voluntades

☐ Copia autorizada del testamento (si existe)

☐ Libro de familia o certificados de nacimiento/matrimonio

☐ DNI del fallecido y de los herederos

Documentos de bienes

☐ Escrituras de propiedades inmuebles

☐ Notas simples del Registro de la Propiedad

☐ Certificados de saldos bancarios

☐ Documentación de vehículos

☐ Pólizas de seguros

☐ Certificados de participaciones o acciones

☐ Documentación de deudas (préstamos, hipotecas)

Documentos fiscales

☐ Impuesto de sucesiones liquidado

☐ Plusvalía municipal (si aplica)

☐ Declaración de herederos (si no hay testamento)

Trámites posteriores

☐ Escritura de adjudicación o partición de herencia

☐ Inscripción en Registro de la Propiedad

☐ Actualización de cuentas bancarias

Si tienes dudas o tu situación es compleja, consultar con un profesional puede ahorrarte tiempo y evitar errores. En Keatia puedes encontrar abogados especializados en herencias que te acompañen en todo el proceso.